Her kademedeki yönetici plan yapmalıdır, sadece en tepedeki değil. Bazı yöneticiler planlamadan yan çizer, hatta gıcık kaparlar. Bunlar, ortaya çıkan veya aciliyet kazanan sorunlara tepkici davrananlardır. Sonuçta, iş takvimleri (terminler) kontrolden çıkar. İşgörenler ortalıkta gözükmez. Kalite hataları alır başını gider. Departmanlar arası işbirliği zedelenir. Ekipmanlar çalışmaz olur. İş kazaları artar. Teslimatlar gecikir. Müşteri şikâyetleri ayyuka çıkar. Maliyetler tutulmaz olur. Kriz atmosferi doğar. Yöneticiler önleyici planlamanın işe yarayabileceğini düşünseler de, ya iş işten geçmiştir, veya o kadar meşguldürler ki plan yapmaya mecalleri olmadığını hissederler.
Tepkici yöneticiler aynı meydan okumalarla ve aynı sorunlarla defalarca yüzyüze kalırlar. Üretken bir çalışma ortamı yerine, huzursuz bir atmosfer yaratırlar. Performansları bu yüzden eksi olur.
Kademe yöneticileri nasıl plan yapmalı? İşte size 10 adımlık bir planlama rehberi:
1. Sorumluluk alanınızın başlıca kuvvetli ve zayıf yönlerini sıralayın. Örneğin, uluslararası markaya sahip şirketler için imalat yapan bir konfeksiyon şirketinde çalışmakta olan bir yönetici, beş kuvvet ve beş zaafını şöyle sıralayabilir: Kuvvetli Yanlar: a. İstikrarlı ve genişleyen bir iş hacmi/müşterilerin gün geçtikçe artan ilgisi; b. Üst yönetimin kararlı ve planlı tutumu; c. Şirketin tedarikçiler (kumaşçılar/fason atölyeler) nezdindeki yüksek itibarı; d. Kaynaşmış ve görece yüksek vasıflı bir çalışanlar kadrosu; e. Yüksek finans gücü. Zayıf Yanlar: a. Bölümler arası iletişimin zayıflığı; b. Tepede yapılan planların uygulamada içine girdiği zaaf; c. Üst yönetimin başarı ve başarısızlığı ölçülü değerlendirmemesi; d. Şirkette net bir hiyerarşinin olmaması; e. Genel Müdürün ayrıntılarla fazla meşgul olması.
2. Tek-cümlelik bir strateji taslağı çıkarın. Strateji, bir amaca ulaşmanın en önemli yöntemidir. Strateji sayesinde, kuvvetli yanlarınızdan faydalanır, zaaflarınızdan uzak durursunuz.
Rehberin diğer maddelerini şimdilik sıralamakla yetinelim:
3. Yılllık bir parasal kazanç hedefi tasarlayın. Bölüm olarak şirkete katkınız ne, maliyetiniz ne?
4. Belli başlı eylemlerinizi tasarlayın. Olmazsa olmaz işlere ne kadar vakit ve kaynak ayırmalısınız; yenilik yapmaya nasıl fırsat bulmalısınız?
5. Aylık amaçlarınızı belirleyin.
6. Acil durum planlaması yapın. En garanti gördüğünüz işlerde bile, en olumsuz şartların gerçekleşmesi halinde hangi adımları atacaksınız?
7. Bir bütçe hazırlayın.
8. Yıllık planınızı sonuçlandırın.
9. Planınızı bir çizelge halinde gösterin (bar chart).
10. Onay alıp planınızı uygulayın.
Unutmayın: Elde edebileceklerinizin çoğunu, yaptığınız işlerin bir ikisinden elde edebilirsiniz. Yine unutmayın: Planlamanın amacı; işleri doğru yapmakla yetinmeyip, doğru işleri yapar hale gelmektir. Plansızlar işleri doğru yapmaya yetişemezler ki, doğru işleri düşünebilsinler!
